Algemene voorwaarden ter hand stellen, hoe doe je dat?

Informatieplicht Algemene voorwaarden zijn enorm handig om te gebruiken voor jou als ondernemer. Wanneer je hen gebruikt, heb je de plicht om jouw klanten te informeren over het bestaan van jouw algemene voorwaarden; de informatieplicht. Deze informatieplicht geldt voor de verkoop van diensten en producten aan consumenten en kleinere professionele partijen (bedrijven met minder dan 50 medewerkers).

Er zijn hierbij drie belangrijke stappen:

1. Stel de algemene voorwaarden ter hand Hoofdregel is dat algemene voorwaarden voor of tijdens het sluiten van de overeenkomst ter hand gesteld moeten worden. Dit doet je door ervoor te zorgen dat de klant een papieren versie ontvangt óf door een elektronisch versie beschikbaar te stellen. Als dit niet mogelijk is, mag je ook verwijzen naar de Kamer van Koophandel of de griffie van de rechtbank waar je de algemene voorwaarden gedeponeerd hebt. Ook professionele partijen die vaker met elkaar handelen, hoeven niet telkens algemene voorwaarden ter hand te stellen.

  • Elektronisch beschikbaar stellen Komt de overeenkomst digitaal (via email of webshop) tot stand, dan mag je de algemene voorwaarden ook elektronisch ter beschikking te stellen. Hierbij moet het wel voor de klant mogelijk zijn om het document op te slaan en later te kunnen raadplegen.

  • Niet-elektronisch beschikbaar stellen Komt de overeenkomst niet digitaal tot stand? Dan mag je de algemene voorwaarden alleen elektronisch beschikbaar stellen als jouw klant hier uitdrukkelijk mee instemt.

Tip: Biedt jouw algemene voorwaarden aan in PDF-formaat als bijlage bij een e-mail of als linkje in het bestelproces op een webshop.

2. Verklaar de algemene voorwaarden van toepassing Vergeet niet je voorwaarden van toepassing te verklaren. Neem in je aanbod, offerte of overeenkomst hierover een zinnetje op. Bijvoorbeeld: “op deze offerte zijn onze algemene voorwaarden van toepassing welke als pdf zijn gevoegd”. 3. Laat klanten de algemene voorwaarden aanvaarden Jouw klant aanvaardt de voorwaarden door het plaatsen van een handtekening, akkoord te geven per email of door het aanvinken van het hokje ‘Ik ga akkoord met de algemene voorwaarden’ vóórdat de online transactie voltooid is. Let op: Of je klant de voorwaarden feitelijk gelezen heeft, maakt voor de rechtsgeldigheid niet uit. Het gaat erom dat de klant er in alle redelijkheid kennis van heeft kunnen nemen. Of zij dat doen, is natuurlijk hun verantwoordelijk.

Verschil tussen producten en diensten Belangrijk om te weten is dat de regels verschillen voor de verkoop van producten en diensten. Bovenstaande regels zijn van kracht voor de verkoop van producten. Ben je een dienstverlener omdat je bijvoorbeeld werkt als fotograaf of websitebouwer? Dan zijn de regels soepeler en is het vermelden van het webadres waar de algemene voorwaarden te vinden zijn het enige wat je hoeft te doen. Om discussies te voorkomen, is het aan te raden om de specifieke vindplaats te vermelden, bijvoorbeeld www.bedrijfsnaam.nl/algemenevoorwaarden. Doe dit ook weer vóórdat de overeenkomst wordt afgesloten. Of als je werkt zonder overeenkomst, vóórdat je je diensten verricht. (Enkel de mededeling dat je voorwaarden op internet te vinden zijn is niet genoeg.) Het staat je evengoed vrij om de voorwaarden traditioneel op papier te versturen, te overhandigen of beschikbaar te stellen op de plek waar je je dienst verricht of waar de overeenkomst wordt gesloten.

Tip: Plaats de algemene voorwaarden op een makkelijk vindbare plek op jouw site. En vermeld richting de klant deze link in bijvoorbeeld de e-mail met offerte.

Voorkom dat je voorwaarden vernietigbaar zijn Het is van cruciaal belang om bovenstaande stappen te doorlopen. Algemene voorwaarden zijn namelijk vernietigbaar als je jouw klant geen redelijke mogelijkheid hebt geboden hiervan kennis te nemen. Dat betekent dat je een overeenkomst met de klant bent aangegaan, ‘alsof de algemene voorwaarden nooit hebben bestaan’. En dat wil je uiteraard voorkomen. Een andere reden dat jouw algemene voorwaarden vernietigd kunnen worden, is als je zaken hebt opgenomen die onredelijk bezwarend zijn voor jouw klant. Maar dat beschrijven we in een andere blog. Kun je hulp gebruiken met jouw algemene voorwaarden of wil je weten of je hen op de juiste wijze ter hand stelt? Neem vooral contact met ons op via 020 2157 465 of boek een Online Advies hieronder.