Je bent ondernemer en haalt een opdracht met een consument binnen. Vol goede moed start je met de voorbereiding. Je reserveert bijvoorbeeld de datum van de bruiloft, koopt alvast producten in of boekt alvast een ruimte voor je cursus. En vervolgens besluit de consument….te annuleren. Not so fun. Hoe zorg je er dan voor dat je jouw geïnvesteerde tijd en geld terug krijgt?
Annuleringsregeling in je Algemene Voorwaarden
Spoiler: door een piekfijne annuleringsregeling in jouw algemene voorwaarden op nemen waarin je opneemt onder welke voorwaarden er geannuleerd mag worden en welke annuleringskosten een consument verschuldigd is. Simpel denk je? Maar daar zitten (uiteraard) wel wat juridische haken en ogen aan. Ook is het goed om te bedenken dat een annuleringsregeling iets anders is dan een schadevergoedingsregeling. Schadevergoeding mag je als ondernemer namelijk niet in rekening brengen bij annulering door een consument. Een annuleringsvergoeding wél. Wat mag je niet in een annuleringsregeling zetten? Een annuleringsregeling voor consumenten mag niet onredelijk bezwarend zijn. Om te beoordelen of een regeling onredelijk bezwarend is, wordt gekeken naar o.a. de volgende punten:
- Grijze en zwarte lijst Dit zijn twee wettelijke lijsten met bepalingen in Algemene Voorwaarden die als onredelijk bezwarend aangemerkt (kunnen) worden. De grijze lijst bevat bedingen in Algemene Voorwaarden waarvan wordt vermoed dat deze onredelijk bezwarend zijn. Deze bedingen zijn vernietigbaar tenzij jij als ondernemer kan aantonen dat het betreffende beding niet onredelijk is. De zwarte lijst bevat bedingen die daadwerkelijk onredelijk bezwarend en daarom in elk geval vernietigbaar zijn zonder dat dat moet worden aangetoond. Het verschil tussen deze lijsten zit dus in het vermoeden van onredelijk bezwarend zijn en jij als ondernemer draagt de bewijslast om aan te tonen dat een bepaling niet onredelijk bezwarend is maar een redelijke vergoeding is voor verlies. Zie hieronder onder ´tips´. Overigens kunnen kleine ondernemers zich door de reflexwerking ook op de lijsten beroepen maar dat wordt in dit artikel buiten beschouwing gelaten.
- Geen 100% annuleringsvergoeding Daarnaast is het niet toegestaan om bij annulering van de overeenkomst vergoeding van het gehele afgesproken bedrag (100%) te vorderen. Het is niet de bedoeling dat je geld verdient aan het niet doorgaan van een opdracht.
Wat mag je er wél in opnemen?
Het is wel toegestaan om een annuleringsbeding op te nemen met daarin een schatting van de hoogte van de kosten die je verwacht in rekening te moeten brengen wanneer er sprake is van annulering. Je spreekt in zo’n geval van geleden verlies en gederfde winst, vormen van vermogensschade (financiële schade) die op een andere partij verhaald kunnen worden. Als ondernemer mag je dus bij annulering van de overeenkomst een bedrag ter vergoeding van jouw geleden verlies of gederfde winst in rekening brengen. Deze vergoeding moet echter wel redelijk zijn.
Wat is een redelijke annuleringsvergoeding? Wat valt dan aan te merken als ‘redelijke annuleringsvergoeding’ als vergoeding voor geleden verlies en gederfde winst?
a. Geleden verlies Logisch is natuurlijk dat je al wel begonnen met werkzaamheden en dat je alleen gewerkte uren en geïnvesteerd geld terug kunt vragen. Zonder investering, zowel qua tijd als geld, heb je immers niets verloren bij annulering. Dit zijn kosten die je kunt aanmerken als geleden verlies.
b. Gederfde winst
Gederfde winst is echter lastig(er) aan te tonen. Je kunt het zien als de ruimte tussen het met de klant afgesproken bedrag en alle kosten (marge). Wat zou je in de situatie dat de opdracht wel was doorgegaan, als winst verdiend hebben?
Wat vooral van belang is bij het aantonen van geleden verlies of gederfde winst is het onderbouwen van je vordering, het specificeren van je geleden verlies of gederfde winst. In 2010 werd door de kantonrechter in Alkmaar een vordering afgewezen wegens het gebrek aan onderbouwing terwijl in datzelfde jaar door een kantonrechter in Den Bosch een vordering van 50% van een cursusaanbieder werd toegewezen omdat die voldoende onderbouwd werd geacht.
Tips
Hoewel het dus lastig kan zijn, zijn ook hier inzicht in je werkzaamheden en een vooruitziende blik key. Om een redelijke annuleringsvergoeding in te schatten kunnen onderstaande tips je helpen:
- 30% regel
In de algemene voorwaarden kun je bijvoorbeeld opnemen dat de consument een percentage van de kosten moet terugbetalen bij annulering. Het lastig om dit percentage vast te stellen omdat je voorafgaand niet precies kunt vaststellen hoe groot het geleden verlies en de gederfde winst is. Op basis van verschillende rechterlijke uitspraken blijkt dat je dit gekozen percentage bijzonder goed moet onderbouwen en dat over het algemeen de bedingen met 30% kosten als redelijk worden gezien.
- Bijhouden uren Een andere mogelijkheid is om het percentage af te stemmen op de periode waarin al voorbereidend werk is verricht. Stel voor jezelf goed vast hoe lang een opdracht duurt en op welk moment je welke werkzaamheden verricht. Reken dit bijvoorbeeld om in aantal uren, die je vervolgens maal je uurtarief doet. Zo kun je precies zien per welke datum je welke werkzaamheden hebt verricht en kun je eenvoudig vaststellen welke kosten je de consument in rekening brengt. Hoe dichter bij de oplever- of uitvoerdatum, hoe hoger het percentage annuleringsvergoeding.
- Wees duidelijk in je offerte Een goed begin is het halve werk. In je offerte kun je al een duidelijke uitsplitsing van werkzaamheden en bijbehorende aantal uren en bedragen opnemen. Wanneer je een totaalbedrag hanteert, kun je eventueel onderbouwen uit welke werkzaamheden en kosten de annuleringsvergoeding van bijvoorbeeld 30% bestaat.
Conclusie
Het is dus goed om als ondernemer een annuleringsbeding op te nemen in de algemene voorwaarden. Zorg hierbij dat je kunt onderbouwen waarom vergoeding van de kosten redelijk is om te voorkomen dat een rechter jouw annuleringsbeding als onredelijk bezwarend aanmerkt. Dit kun je doen door bijvoorbeeld een overzicht bij te houden van de tijd en kosten die je voorafgaand al hebt uitbesteed. Dit zou je in de offerte al kunnen uitsplitsen.
Wil je een check op jouw annuleringsbeding? Boek dan hier jouw gratis check-up!