totstandkoming van een overeenkomst vastleggen belangrijk?

Waarom het handig is om goed vast te leggen wanneer er nu eigenlijk sprake is van de totstandkoming van de overeenkomst, blijkt maar weer uit een vonnis van de rechtbank Noord-Holland van 17 maart 2021.

De situatie Een websitebouwer heeft na het sturen van een offerte voor zijn klant (demo)websites opgeleverd voor de drie bedrijven van klant. Tussen het moment van de offerte en de oplevering is er meerdere malen contact geweest tussen de partijen over onder meer de gebruiksnaam, wachtwoord van de host en het token van de bestaande domeinnaam. Ook heeft websitebouwer aangegeven al te zijn begonnen met de ‘eerste dingen’. Klant laat na ontvangst van de demowebsites weten dat twee van de drie bedrijven zijn opgeheven waarop de websitebouwer een nieuwe offerte toestuurt voor een lager bedrag dan de eerste offerte. Daarop zegt klant dat er nooit een overeenkomst voor het bouwen van websites tussen websitebouwer en haarzelf is overeengekomen. Verklaringen en gedragingen van partijen Gelukkig voor de websitebouwer geldt het volgende. Wanneer een schriftelijke overeenkomst ontbreekt, kan de totstandkoming van een overeenkomst mede worden afgeleid uit verklaringen en gedragingen van partijen en wat zij hieruit hebben afgeleid en redelijkerwijs mochten afleiden. Vertaald naar het Nederlands betekent dit dat als je leuk met elkaar heen en weer mailt over (de uitvoering van) een opdracht zonder ooit een overeenkomst getekend te hebben, dit gezien kan worden als een totstandkoming van een overeenkomst. Hierbij spelen de 'feiten en omstandigheden van het geval' een grote rol. Gekeken wordt dus wat er precies door partijen is geschreven (gesproken is moeilijk te achterhalen) en of hieruit een akkoord kan worden afgeleid. In dit geval leidt de rechtbank uit meerdere e-mails van de klant aan de websitebouwer door de verklaringen en gedragingen van de klant erop mocht vertrouwen dat de klant de offerte had geaccepteerd en dat er wel degelijk sprake is van een overeenkomst. Uitkomst Deze beoordeling van de rechtbank leidde er toe dat de klant uiteindelijk € 2155 (90% van de eerste offerte) + € 391,13 (buitengerechtelijke incassokosten) + € 109 (nasalaris) moet betalen aan de websitebouwer.

To do’s Wat leren we hiervan?

1. Altijd vastleggen in je algemene voorwaarden hoe de overeenkomst tot stand komt. Is dit bijvoorbeeld bij retour van een getekende offerte of wanneer jij een opdrachtbevestiging aan je klant verstuurt? ;

2. Altijd een opdrachtbevestiging sturen waarin je het woord 'opdrachtbevestiging' duidelijk opneemt. Dit kan een uitgebreide bevestiging zijn of een simpel mailtje/appje. Maar zorg dat het op papier staat. Dit voorkomt vervelende discussies achteraf. Mocht een klant dan geen akkoord bedoeld hebben met bepaalde opmerkingen of gedragingen, dan zal hij/zij getriggerd worden door de opdrachtbevestiging en start jij niet voor niets met allerlei werkzaamheden.


Laatste tip Een tip; reken een aanbetaling en ga pas van start met jouw werkzaamheden zodra je de aanbetaling hebt ontvangen. Ook zo is het voor de klant duidelijk dat jij een akkoord denkt te hebben gekregen en zal de aanbetaling als startsein voor het uitvoeren van de overeenkomst kunnen worden gezien.



Heb jij de totstandkoming goed geregeld? Wil je jouw Algemene Voorwaarden laten checken (gratis quick scan) of even sparren met een jurist? Bel ons dan op 020 2157 465 of boek de gratis quick scan hieronder.